Rancangan Organisasi dan Pekerjaan

Organisasi adalah sistem yang menghubungkan sumber-sumber saya sehingga memungkinkan pencapaian tujuan atau sasaran tertentu. Organisasi merupakan perangkat social dan teknolo gis yang terdiri dari faktor-faktor manusia dan fisik. Sedangkan Rancangan organisasi adalah titik awal bagi pencarian tenaga kerja atau (procurement).

Fungsi pengorganisasian pada dasarnya adalah suatu proses pemaduan dan pemanfaatan komponen-komponen peting secara bersama sehingga komponen-komponen ini dapat diarahkan kepada sasaran perusahaan. Jadi, definisi teknis dalam proses formal pengorganisasian adalah: proses penyusun hubungan (tanggung jawab, wewenbang, dan tanggung gugat/accountability) diantara komponen-komponen penting (personalia, fungsi dan faktor-faktor fisik) dengan maksud untuk memanfaatkan (lini, lini/staf, struktur proyek) dan mengarahkan kepada sasaran organisasi.

SASARAN-SASARAN ORGANISASI

             Suatu klasifikasi dari sasaran-sasaran organisasi adalah sebagai berikut:

1.     Sasaran Primer

A.   Menciptakan  dan mendristibusikan suatu produk atau jasa

B.   Memuaskan sasaran perorangan anggota-anggota organisasi, seperti:

1)    Keuntungan bagi para pemilik

2)    Gaji dan imbalan lain bagi para eksekutif

3)    Upah dan imbalan lain bagi para karyawan

4)    Kepuasan jiwa bagi semua, seperti:

a.     Kebanggaan dalam berkerja

b.    Rasa aman

c.     Penghargaan

d.    Rasa diterima

C.    Memenuhi kewajiban masyarakat dan social, seperti:

a.     Perlindungan dan peningkatan sumber daya manusia dalam masyarakat

b.    Perlindungan dan peningkatan sumber daya fisik dalam masyarakat

2.    Sasaran sekunder

A.   Kehematan operasi dalam memenuhi sasaran primer

B.   Keefektifan operasi dalam memenuhi sasaran primer

Sasaran produk atau jasa(product or service objectives) setiap organisasi bisnis harus menciptakan dan mendistribusikan barang-barang dan jasa sebagai salah satu tujuan dasarnya. Sasaran perorangan (personal objectives) suatu organisasi terdiri atas dua orang atau lebih. Kewajiban kemasyarakatan dan social(community and socoail obligations) masyarakat telah membebankan sejumlah kewajiban soasial yang luas kepada perusahaan, yang karenanya menjadi sasaran perusahaan

Sasaran Sekunder(secondary objectives) walaupun kehematan dan keefektifan operasi menjadi sasaran sekunder, namun tidak boleh dianggap bahwa keduanya tidak penting. Jadi sasaran ini  juga tidak dicapai memuaskan, semua sasarn lain akan menderita.

FUNGSI-FUNGSI

            Pada pokoknya ini adalah pemisahan fungsi-fungsi tertentu dari pelaksanaan aslinya dan menugaskan kepada orang lain dan ditambahkan pada perusahaan itu. Pembedaan fungsi-fungsi terjadi dalam dua jurusan, yaitu:

DIFERENSIASI FUNGSIONAL KE BAWAH

Diferensiasi fungsional ke bawah memeliki tiga fungsi primer itu menciptakan organisasi lini yang murni. Semua anggota menghasilkan, atau membiayai, atau berada dalam rantai komando langsung.

DIFERENSIASI FUNGSIONAL KE LUAR

            Diferensiasi fungsional keluar dapat tejadi pada setiap tingkat dalam rantai komando primer. Hal ini mungkin secara bertahap dan berlangsung melalui tahap-tahap yang diuraikan yang terdiri dari: (1) penugasan atas fungsi itu kepada satu orang, seorang asisten staf;(2)penciptaan suatu unit staf dengan penambahan karyawan; dan(3) pencipataan unit staf yang lebih besar melalui pengelompokan dengan unit-unit khusus yang berhubungan.

HUBUNGAN

            Hubungan yang akan disusun diantara bagian-bagian organisasi itu mempunyai dua bentuk (tipe) umum, formal dan informal. Hubungan-hubungan formal adalah hubungan yang disusun secara resmi dan dirumuskan dalam pedoman kerja(manual) organisasi, bagan-bagan dan uraian perkerjaan. Hubungan informal adalah hubunngan yang tibul dari hubungan formal dan disusun secara tidak resmi oleh orang-orang tertentu yang ditempatkan hubungan-hubungan itu mencakup hubungan-hubungan seperti kekuasaan, status dan politik.

TANGGUNG JAWAB

            Tanggung jawab adalah kewajiban seseorang untuk melaksanakan fungsi-fungsi yang ditugaskan dengan sebaik-baiknya sesuai dengan pengarahan yang diterima.

WEWENANG

            Wewenang (authority) adalah hak untuk memutuskan apa yang  yang harus dilakukan dan hak untuk melakukan atau mengharuskan orang lain untuk melakukannya.

TANGGUNG GUGAT

            Tanggung gugat adalah keharusan untuk mampu mempertanggung jawabkan pelaksaan tugas. Ini adalah sisi lain dari tanggung jawab.

STUKTUR ORGANISASI

            Hasil langsung dari proses organisasi adalah penciptaan stuktur organisasi, stuktur ini adalah kerangka dasardari hubungan formal yang telah disusun. Maksud dari stuktur ini adalah untuk membantu dalam mengatur dan mengarahkan usaha-usaha yang dilakukan dalam organisasi sehingga dengan demikian usaha-usaha itu terkoordinir dan konsisten dengan sasaran organisasi.

STUKTUR ORGANISASI LINI

            Stuktur lini diciptakan oleh diferensiasi fungsional kebawah atas fungsi dasar atau primer. Jadi dalam organisasi lini, semua personalia termasuk dalam bagian produksi, penjualan atau pembiayaan atau berada dalam rantai komando langsung diatas tiga fungsi ini. Tidak ada diferensiasi fungsional keluar.

            Sebagai tambahan terhadap dua dasar pengelompokan ini pilihan-pilihan lain yang tersedia adalah (1) geografi, (2) langganan, (3) waktu, (4) jumlah.

STUKTUR ORGANISASI LINI DAN STAF

            Diferensiasi fungsional kebawah dan keluar menghasilkan organisasi lini dan staf. Sebagian besar organisasi perusahaan, kecuali yang amat kecil, mempunyai stuktur ini. Tenaga ahli ini diperkenalkan kedalam organisasi dengan cara memberikan kemudahan (fasilitas) atau nasihat. Dalam teori, para manajer lini bebas untuk menolak saran atau pelayanan bagian spesialisasi(staf) jika bertentangan dengan sasaran umum

STUKTUR ORGANISASI FUNGSIONAL

            Suatu hubungan fungsional disusun jika fungsi staf secara langsung dibebani fungsi lini dengan wewenang untuk memerintah bukan untuk member nasihat. Jadi intergritas lini dipecahkan dan beberapa personel bertanggung gugat kepada banyak atasan.

            Para penyusun organisasi dapat memilih diantara yang berikut: (1) suatu fungsi seperti pengangkatan dapat dialokasikan kepada penyelia (organisasi lini);(2) hal itu dapat diberikan kepada unit personalia khusus dengan hak hanya member nasihat saja (lini dan staf);(3) hal itu dapat ditugaskan kepada unit pesonalia hk komando(difungsionalisasikan)

STUKTUR PROYEK

            Peranan khusus manajemen personalia dalam stuktur proyek adalah menyediakan para spesialis pendukung dan bersedia untuk berbagi dalam kepenyeliaan mereka. Misalnya, suatu satuan tugas(task force) mungkin debentuk untuk membuka cabang baru disuatu kota yang jauh. Unit pesonalia mungkin diminta untuk menyediakan seorang pewawancara penempatan tenaga untuk membantu pemilihan pesonalia untuk cabang baru tersebut

PERBEDAAN ANTARA ORGANISASI FORMAL DAN ORGANISASI INFORMAL

            Stuktur organisasi formal menyediakan rencana dasar minimal untuk bimbingan perilaku. Sebagian besar hubungan didalam organisasi pada hakikatnya adalah informal dan tidak resmi (unofficial) sebagaimana masyarakat menyelesaikan masalah sehari-hari.

            Sementara stuktur formal akan membentuk suatu unit resmi (official), seperti difisi produksi. Para karyawan tertentu secara informal akan menyusun kelompok-kelompok kerja primer yang berhubungan dengan membantu dan mendukung hubungan, mempersiapkan para anggota untuk mendukung norma-norma kelompok.

            Kekuatan(power) dapat dirumuskan sebagai kemampuan untuk menerapkan “setiap kekuatan yang menghasilkan perilaku yang tidak akan terjadi jika kekuatan iti tidak ada”.

RANCANGAN PERKERJAAN

            Diantara banyak faktor yang akan mempengaruhi rancangan perkerjaan adalah (1) nilai-nilai pesialisasi yang sudah terbukti dan operasi yang berulang-ulang, (2) perubahan teknologi,  (3) kebijakan-kebijakan serikat buruh, (4) kemapuan karyawan yang ada sekarang, (5) persediaan calon karyawan yang ada, (6) persyaratan interaksi antar perkerjaan didalam system itu, (7) kebutuhan-kebutuhan psikologi dan social manusia yang dapat dipenuhi oleh perkerja.

            Satu dari masalah hubungan antar manusia yang paling biasa dikutip dalam rancangan perkerjaan ini adalah ketidakpuasan karyawan dalam perkerjaan yang berulang-ulang, tidak variasi, tidak berarti, rutin.

PERLUASAN PERKERJAAN

            Pemerkayaan perkerjaan adalah pendekatan terhadap rancangan perkerjaan yang paling disarankan oleh para ahli perilaku dan akan dibicarakan dalam bagian berikut. Keanekaragaman dapat dihasilkan dengan menambah fungsi, sehingga mungkin mengurangi kemonotonan.

PEMERKAYAAN PERKERJAAN

            Para ahli perilaku berpendapat bahwa karyawan akan menjadi “ bersemangat” terhadap perkerjaannya jika (1) perkerjaannya bermakna, (2) pekerja mengetahui perkerjaannya, (3) perkerja bertanggung jawab secara pribadi atas hasil kerjanya. Dalam penerapan teori ke praktek, orang menyanyakan tentang bagaiman lima dimensi inti perkerjaan dapat dirancang ke dalam suatu unit kerja.

            Banyak orang merasa bahwa dimensi yang paling kritis adalah otonomi perkerjaan. Tentu saja hal itu adalah perbedaan kritis antara perluasan perkerjaan dan pemerkayaan perkerjaan. Otonomi diciptaka melalui suatu proses ”pemuatan vertical”  yaitu, perkerja diberikan hak-hak untuk mengelola sendiri banyak bidang.

Soal-Soal

1.    Definisi Organisasi

Organisasi adalah system yang menghubungkan sumber- sumber daya sehingga memungkinkan pencapaian tujuan atau sasaran tertentu.

2.    Sebutkan Unsur- unsur organisasi

•        Sumber- sumber daya

•        Tujuan atau Sasaran

•        Interaksi antar sumber daya

3.    Mana yang terlebih dahulu di bentuk, organisasi atau pekerjaan?

Yang terlebih dahulu di bentuk adalah organisasi karena harus ada organisasi terlebih dahulu, kemudian sesudah organisasi terbentuk terciptalah pekerjaan,

4.    Apa perbedaan sasaran primer dan sasaran sekunder

Sasaran primer harus terlebih dahulu dan wajib di laksanakan, sedangkan sasaran sekunder boleh di laksanakan boleh tidak.

5.    Jelaskan definisi dari fungsi

Kata “fungsi” secara sederhana dapat didefinisikan sebagai kerja yang dapat dibedakan dari kerja lain.

6.    Apa perbedaan dari diferensiasi fungsional kebawah dengan diferensiasi fungsional ke luar?
Pada diferensiasi fungsional kebawah pada tingkatan atas terdapat pemilik dan tingkatan bawahnya terdapat departemen dan karyawan departemen. Sedangkan diferensiasi ke luar pada tingkatan atasnya di pimpin oleh seorang eksekutif lalu ada departemen di bantu oleh pembantu departemen serta karyawan.

7.    Apa yang di maksud struktur organisasi lini

Struktur lini diciptakan oleh diferensiasi fungsional kebawah atas fungsi- fungsi dasar primer. Dalam hal ini yang di maksud fungsi- fungsi dasar primer adalah produksi, penjualan, dan keuangan. Dalam organisasi lini, semua personalia termasuk fungsi dasar primer berada dalam rantai komando langsung. Tidak ada fungsional ke luar.

8.    Apa yang di maksud struktur organisasi staf?

Struktur organisasi staf adalah diferensiasi fungsional kebawah dan ke luar. Dalam teori, para manajer lini bebas untuk menolak saran atau pelayanan bagian spesialisasi ( staf ) jika bertentangan dengan sasaran umum.

9.    Apa yang dimaksud struktur organisasi fungsional?

Suatu hubungan fungsional disusun jika fungsi staf secara langsung dibebani fungsi lini dengan wewenang untuk memerintah bukan memberi nasihat. Jadi, integritas lini dipecahkan dan beberapa personel bertanggung gugat kepada banyak atasan.

10. Apa yang dimaksud struktur organisasi proyek?

Struktur proyek di bentuk jika manajemen berkeinginan untuk sangat mengutamakan suatu usaha atau proyek khusus.proyek- proyek itu biasanya unik dan tidak lazim bagi organisasi yang ada dan pada hakikatnya kompleks. Proyek itu mengharuskan interaksi di antara para spesialis dan mempunyai jangka waktu yang terbatas.

11. Sebutkan dan jelaskan macam- macam hubungan!

·         Tanggung Jawab: tanggung jawab adalah kewajiban seseorang untuk melaksanakan fungsi- fungsi yang di tugaskan dengan sebaik- baiknya dengan pengarahan yang diterima.

·         Wewenang ( authority ): wewenang adalah hak untuk memutuskan apa yang harus dilakukan dan hak untuk melakukannya atau mengharuskan orang lain melakukannya.

·         Tanggung Gugat: tanggung gugat adalah keharusan untuk mampu mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugas.

12. Apakah perbedaan dari organisasi formal dan organisasi informal?

Perbedaan dari organisasi formal dan organisasi informal terlihat dari konsep- konsep formal dan informal. Pada organisasi formal terdapat jabatan, unit, wewenang, tanggung jawab, tanggung gugat. Sedangkan pada organisasi informal terdapat peran, kelompok primer, kekuasaan, status, politik.

13.Sebutkan definisi dan perbedaan dari rancangan pekerjaan dan perluasan pekerjaan?

      Rencana kerja merupakan sebagai pusat keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara jelas dan terarah tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang di dalam pencapaian suatu tujuan sebelum organisasi itu didirikan, karena tanpa adanya rencana kerja ,maka tidak ada dasar untuk melaksanakan segala kegiatan organisasi yang telah didirikan.
Perluasan Pekerjaan adalah variasi akan membuat pekerjaan lebih baik dan para karyawan akan menikmati kualitas lingkungan keja lebih baik

14. Apa perbedaan dari job enlargement dan job enrichment?

Jika tanggung jawab tambahan bersifat horizontal, maka hal itu sudah menambah keanekaragaman dan proses itu disebut “perluasan pekerjaan” (job enlargement) sedangkan pemerkaya pekerjaan (job enrichment) jika tanggung jawab tambahan bersifat vertical yang mencakup pengendalian diri sendiri.